퇴직증명서 양식 다운로드는 회사 내부서식이나 직접 작성한 서식을 이용할 수 있습니다. 법정 표준양식은 없으며 근무기간, 업무종류, 직위와 임금 등 필요 항목만 기재하면 됩니다. 30일 이상 근무한 근로자는 퇴직 후 3년 이내 회사에 발급을 요청할 수 있으니 제출처 요구사항을 확인하세요.
1. 퇴직증명서 양식 다운로드
퇴직증명서는 이전 회사에서 근무하고 퇴직했다는 사실을 확인할 때 사용하는 서류입니다. 법에서 정한 하나의 고정된 양식은 없기 때문에 회사 자체 서식이나 일반적인 퇴직증명서 양식을 이용할 수 있습니다.
양식에는 보통 다음 내용을 넣습니다.
- 근로자 성명
- 생년월일
- 근무기간
- 퇴직일
- 담당업무
- 직위·직책
- 발급용도
- 회사명과 대표자
- 발급일과 직인
제출기관에서 별도로 요구하는 항목이 있다면 발급을 신청할 때 함께 요청하는 것이 좋습니다.
2. 퇴직증명서 작성방법
퇴직증명서는 복잡하게 작성할 필요 없이 실제 근무사실을 확인할 수 있도록 필요한 내용만 기재하면 됩니다.
작성 순서는 다음과 같습니다.
- 퇴직자 인적사항 작성
- 입사일과 퇴직일 입력
- 근무부서와 담당업무 작성
- 직위·직책 입력
- 증명서 사용용도 작성
- 회사정보 기재
- 대표자 직인 또는 회사 직인 날인
근로기준법상 사용증명서에는 근로자가 요청한 사항만 기재해야 하므로 필요하지 않은 개인정보까지 임의로 포함하지 않는 것이 좋습니다.
3. 퇴직증명서 회사에 발급 요청하기
퇴직증명서가 필요하다면 이전 직장의 인사팀이나 총무팀에 발급을 요청하면 됩니다. 회사에 따라 이메일, 사내 시스템 또는 방문신청 방식으로 처리할 수 있습니다.
신청할 때는 다음 내용을 전달하면 편리합니다.
- 성명
- 근무 당시 부서
- 재직기간
- 퇴직일
- 필요한 기재항목
- 제출용도
- 필요한 발급부수
계속하여 30일 이상 근무한 근로자는 퇴직 후 3년 이내에 사용증명서 발급을 요구할 수 있습니다.
4. 퇴직증명서와 경력증명서 차이
퇴직증명서와 경력증명서는 회사에서 근무했던 사실을 증명한다는 점에서 비슷하게 사용됩니다. 실제 제출처에서는 경력증명서나 사용증명서를 퇴직 사실 확인 자료로 요구하는 경우도 있습니다.
서류를 발급하기 전에는 다음 내용을 확인하세요.
- 퇴직 사실만 필요한지
- 전체 재직기간이 필요한지
- 담당업무가 필요한지
- 직위·직책 기재가 필요한지
- 급여정보가 필요한지
- 회사 직인이 필요한지
취업이나 경력 인정 목적이라면 담당업무와 직위가 포함된 경력증명서 형태로 요청하는 것이 더 적합할 수 있습니다.
5. 퇴직증명서 발급 시 확인사항
퇴직증명서에는 모든 근무정보를 반드시 넣어야 하는 것은 아닙니다. 제출기관에서 요구하는 내용에 맞춰 필요한 항목을 회사에 요청하면 됩니다.
발급 후에는 다음 내용을 확인하는 것이 좋습니다.
- 이름 오기 여부
- 입사일·퇴직일
- 실제 근무기간
- 담당업무
- 직위·직책
- 회사명
- 발급일
- 직인 여부
퇴직증명서 양식은 정해진 법정 서식이 없기 때문에 한글이나 워드 양식을 내려받아 사용할 수 있습니다. 다만 개인이 작성한 서류만 제출하는 것이 아니라 실제 근무했던 회사의 확인과 직인을 받아야 증빙서류로 활용하기 좋습니다.